Agent d’accueil polyvalent

Dans le cadre d’un remplacement l’Association Diocésaine de Lille recherche un / une :

Agent d’accueil polyvalent (H/F)

L’agent d’accueil est placé sous l’autorité hiérarchique de l’Intendante de la Maison du Diocèse. Il traite les appels téléphoniques et les correspondances, accueil les personnes se présentant à l’Archevêché.

Ses fonctions sont les suivantes :

I) Accueil physique
– Ouvrir et fermer les portes de la maison (dans ce cas s’assurer que les locaux soient vides, qu’il n’y ait plus de rendez-vous et que les lumières soient éteintes)
– Contrôler les accès et assurer la prévention des intrusions
– Accueillir, renseigner et/ou orienter les visiteurs

II) Accueil téléphonique
– Ouvrir et fermer le standard téléphonique
– Ecouter, renseigner et orienter les interlocuteurs
– Ecouter, traiter et/ou orienter les messages

III) Traitement des correspondances écrites et retranscription des messages
– Réceptionner et trier le courrier
– Transmettre les messages déposés par les visiteurs aux services concernés
– Affranchir le courrier, s’assurer de son départ (NB : le secret des correspondances doit être scrupuleusement respecté)

IV) Soutien aux services administratifs et aide à la logistique de la Maison du Diocèse

· Soutien aux services administratifs
– Aider aux tâches administratives suivantes : Production de documents avec utilisation de traitement de textes et tableur, Photocopies – mises sous pli manuellement ou par la machine à mises sous pli, faire des recherches sur Internet – adresses – N° de tél. etc.
– Transmettre aux services demandeurs les fournitures de bureaux commandées
– Facturer les annuaires diocésains ou autres fascicules mis en vente à l’accueil

· Aide à la logistique de la Maison du Diocèse
– Participer, selon les besoins et à la demande de l’Intendante, à la préparation des pauses, à l’aménagement des salles de réunion et des salles à manger
– Sous la responsabilité de l’Intendant(e) – gérer les fournitures (commandes, validation des factures, suivi des stocks et rangement)
– Gérer les réservations des voitures de service (qui ? où ? quand ? quoi ?)
– Gérer les réservations des salles, les demandes de pauses « café »
– Rédiger les affiches et notes destinées au tableau d’information de l’accueil
– Mettre à jour, classer et ranger les documents disponibles à l’accueil
– Gérer les inscriptions aux repas des salariés et des convives, à la MAL et à l’Archevêché (commandes par fax, facturation, rapprochement)
– Surveillance du parking – déplacement des voitures en cas de nécessité

Cette liste n’est pas limitative et est susceptible d’être modifiée en fonction des besoins.

Vous assurerez le remplacement de vos collègues en cas d’absence.

Vous veillerez à :
– Accueillir de façon bienveillante
– Etre réactif et patient
– Demeurer parfaitement discret en toutes circonstances
– Etre rigoureux dans la transmission des informations et demandes et respecter une stricte confidentialité
– Connaître et mettre à jour vos connaissances de l’annuaire diocésain et des événements du Diocèse permettant de fournir les renseignements demandés avec exactitude et rapidité.

Votre profil :
Vous disposez des aptitudes à communiquer et à restituer par écrit et verbalement les informations transmises
Vous maitrisez le standard, la machine à affranchir, la machine à mise sous-plis
Vous maîtrisez le Pack Office

Conditions offertes :

CDD pour remplacement – Temps complet
Poste basé à Lille (68, rue Royale – 59000)
Statut Employé
37h/ semaine avec RTT
(Planning du lundi au vendredi + deux samedis matin par mois et travail possible en soirée selon événement)

Poste à pourvoir dès que possible.

Candidature (CV + lettre de motivation) à adresser par mail à l’adresse recrutement@lille.catholique.fr sous la référence APAD-2019.11